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信息化项目实施过程中14种常见管理问题

原创 Linux操作系统 作者:myattitude 时间:2009-01-12 15:42:48 0 删除 编辑

出处:IT专家网

数据显示,只有约29%的IT项目能 圆满完成。根据项目管理顾问和软件提供商的经验,有许多IT部门都在不断重复着一些错误。他们中有的没有遵循标准的项目管理流程,有的没有配备适当的人员 来进行项目开发与管理,有的缺乏对项目风险的评估。总得来说,IT部门在项目管理上的失误大多是由计划不当或沟通不畅所引起的。这些错误严重降低了项目的 成功几率。

  在下文中将罗列出14种常见的项目管理失误,帮助你加以比照、测量与改善。

用人不当

  1. 缺乏适当的人员与技能

  影响:用人不当与资源分配失调是项目管理失误中最常见的一种现象。一个项目能否圆满完成,人员与技能的配备占了主导因素。用人不当的结果往往会导致项目无法继续执行,这样就算计划再好,也是纸上谈兵。

  解决方案:IT与项目经理应全面了解及掌控技能与资源情况,包括对项目顾问、合约承包商和外包商的详细评估。使用项目管理软件可以 帮助项目经理充分掌握所有团队成员的技能与工作量分配。在了解分工与职责后,IT与项目经理就可以决定如何在日常工作和项目中合理分配资源。指派专门的资 源经理来负责解决人员与资源的分配问题也是一个不错的主意。

  如果你在项目人员分配上依然有困难,或许可以考虑先查看整个公司的项目组合,然后暂缓那些与商业战略关系不大,或非任务关键的项目,从而释放部分可用资源。

  2. 缺乏富有经验的项目经理

  影响:如果没有一名经验丰富的项目经理掌舵,项目很可能会随着发展而失去控制。

  解决方案:聘用一名符合项目要求,并拥有出色人际关系处理技巧的项目经理。他应当有号召力,能够管理风险,并在团队成员和外部参与者之间起到协调作用。此外,一名优秀的项目经理也应该具备相关技术的知识与技能。

流程问题

  3. 没有遵循标准的项目管理流程

  影响:这是项目管理中的第二大常见失误。缺乏合理的流程会抬高项目风险,加大项目失败的可能性,最终导致无法在限定的时间与预算内完成项目。

  解决方案:制定良好的项目管理流程能助你提高项目效率,并及时捕捉到项目执行过程中的各种问题,控制风险。

  IT与项目经理应事先建立可重复的流程来进行项目规划、资源分配与成员沟通。这样才能保障项目所能产生的回报与成效。

  4. 流程太多太杂

  影响:过多的流程会让项目失去灵活性,继而影响参与者的积极性。

  曾经有一家软件开发商告诉客户公司的项目经理,他们能够在不增加成本与工作量的基础上添加额外的功能,但项目经理却回绝了这一建议,因为他觉得公司用户并没有要求这一功能。其实,只要不影响项目预算与计划进度,又征得用户的同意,多添加一些功能是利大于弊的。

  解决方案:提高灵活性,与项目支持者及参与者积极沟通。

  5. 对项目变更缺乏追踪

  影响:要么预算超支,要么进度拖慢(或两者兼有)。

  解决方案:建立正式的变更申请流程,任何项目范围内的变更(比如添加新功能)都应在变更文件上详细注明,并由项目最高主管签字批准。此外,项目经理也需判别出该申请对预算和时间进度会产生什么影响。

  6. 对项目动态缺乏了解

  影响:管理学大师彼得德鲁克曾说过,无法管理就无法测量。反应到项目上,即无法及时协调资源,或对变更做出应变。

  解决方案:使用软件。

7. 对小问题掉以轻心

  影响:问题不会自己解决。如果对小问题掉以轻心,那么它们就会演化成大问题,最终成倍增加项目成本。

  解决方案:加强项目团队成员的态度与意识,及早纠错。等到亡羊补牢,为时已晚。

计划问题

  8. 没有定义项目范围

  影响:如果商业与IT部门没有事先定义项目范围,那项目终将无法满足预期的成效,IT也会缺乏方向来如期完成项目。

  解决方案:通过商业用例和范围划定来纠正错误定义的项目。

  9. 忽略项目之间的关联

  影响:忽略项目之间的关联会造成资源分配失调(比如配给某项目的人员也是另一项目所需要的),从而影响项目进度,作为连锁反应,其它项目也会受到拖累。

  解决方案:在制定项目计划时将关联因素考虑在内。与项目参与者多交流,并绘制项目关联表,可协助你明确了解各项目之间的关系。

  10. 风险评估过于随意

  影响:项目脱离原有轨道,IT需清理预料外的麻烦。

  解决方案:风险评估应是项目计划的一部分。可以在团队中进行头脑风暴,收集可能的风险因素,然后设法规避这些风险。这一活动不会花费太久的时间,而且他也能帮助你在正式开始前充分了解项目的软肋所在。

  11. 对用户抵触心理认识不足

  影响:用户对新技术的抵触会让项目所投入的资金与精力白费。

  解决方案:在项目计划阶段先考虑到推行过程中的阻碍,并设法化解这些阻力。与那些工作将受新项目影响的用户交流沟通,向他们阐述项目会给他们的工作流程带来的有利变化与价值。

  12. 时间进度表欠完善

  影响:团队成员对何时完成何种任务没有概念,对整体项目的按时达成形成阻滞。

  解决方案:最简单的方法是判别出项目中所有的活动,并在这些活动后面标注预计完成日期。使用项目管理软件亦可创建进度计划表。

沟通问题

  13. 对不合理的项目期限不作反驳

  影响:使自己陷入无法如期完成项目的窘境,并有损IT部门的信誉。

  或许公司所设定的项目期限过于苛刻,而IT部门强行完成只会起到反作用。

  解决方案:IT经理应向公司管理层解释无法预期完成的实际困难,以及强行完成所需付出的代价(比如成本大幅上升,资源预算超支等),让管理人员在成本和速度之间做出选择。

  14. 与项目支持者、参与者缺少沟通

  影响:IT无法达成预期的要求。

  解决方案:在传递关键书面文件与表格的同时加以当面说明,并用对方能够理解的方式简明地阐述要点(有些商业人员不会理解长篇大论的技术术语)。

  在这种沟通互动中,其实公司的商业分析师在用户与IT之间扮演了一个非常重要的协调角色。

  建议对参与项目,或受项目影响的所有商业成员提供一份项目综述(从计划到部署),并标示出那些活动要求商业人员参加互动,以及互动的目的。总之,IT应多花一些时间来指导商业部门了解项目执行的步骤。

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