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IBM Lotus 1-2-3 9.8 新特性:网络感知

原创 Linux操作系统 作者:genusBIT 时间:2010-08-16 17:22:31 0 删除 编辑
张 晓丹, 软件工程师, IBM

简介: IBM Lotus 1-2-3 是 IBM 五大软件品牌中 Lotus(莲花)推出的一款电子表格产品,这款电子表格早在 DOS 时代就被电脑用户使用,是最早的电子表格软件。它将表格计算、绘图和数据库分析等功能集于一身,因此获得了巨大的成功,在 IBM 及其兼容机系统上得到了广泛的应用,风行一时。目前,Lotus 1-2-3 推出其最新的版本 V9.8, 新版本产品不仅是一款优秀的电子表格产品,包含了 Lotus SmartSuite 9.8(Lotus SmartSuite 是 IBM 推出的办公套件的最新版本)应用程序中的 Lotus Word Pro®, Lotus Freelance Graphics®, Lotus Approach®, 以及 Lotus Organizer,而且还增添了很多新的特性,如网络感知(live web-based information integration)、支持语音的 SmartMaster 模板(Speech-enabled SmartMaster templates)、数据验证(data validation add-in)等等。这些新特性使 Lotus 1-2-3 的功能得到大幅度的提高。

IBM Lotus 1-2-3 V9.8 中的新特性

在 Lotus 1-2-3 最新发布的 V9.8 的诸多新特性中,网络感知使用户可以对网络上的报表、文件(web tables)进行转化和处理。例如,用户可以用 Lotus 1-2-3 通过网络地址打开以

 为数据标签的 HTML 文件 , 并且可以在电子表格中注明链接(hyperlink),之后在链接下面以 Lotus 1-2-3 的格式显示表格数据。对于 FTP 上的文件,当需要用户对其修改时,不再必须将文件先下载到本地,编辑保存后再上传,而是可以通过 FTP 服务器配置,在 Lotus 1-2-3 中直接将最新版本的文件打开、编辑、最终保存在 FTP 服务器端。这些网络交互功能大大简化了用户对网络上的文件和数据进行操作的过程,同时为文件的实时更新提供了很好的支持。

代理服务器(Proxy Server)是一种重要的网络上的安全功能,它的工作主要在开放系统互联 (OSI) 模型的对话层,从而起到防火墙的作用。代理服务器大多被用来连接国际互联网(Internet)和局域网(Intranet)。当用户第一次连接到因特网或局域网时,Lotus 1-2-3 会从用户的本地机器上的默认浏览器设置中获取其正确的代理信息。所以,如果用户要利用 Lotus 1-2-3 对网络上的信息进行访问、编辑,则需要首先在 Lotus 1-2-3 上进行网络设置,之后通过是否能在浏览器中打开 Lotus 1-2-3 文件的方法来判断网络设置的正确性。Lotus 1-2-3 上因特网代理设置分为 HTTP 代理设置和 FTP 代理设置。选择目录菜单中的 File->Internet->Setup, 弹出 Internet 设置对话框如下图 1 所示。


图 1. 因特网设置对话框
图 1. 因特网设置对话框

在此对话框中,包含两个标签 Proxies 和 FTP Hosts,Proxies 里又包含 HTTP proxy setting(WWW 服务程序所用的协议代理设置)和 FTP proxy settings(文件传送 [ 输 ] 协议代理设置)。当用户需要为代理服务器添加信息时,可以选中对应的 Connect through a proxy server, 则 HTTP 或 FTP 的代理内容以及 HTTP 的安全服务器代理内容变为可编辑状态,这两部分内容又分别包含代理地址和端口。在这里,代理地址 address 包括三个区间且由句点分隔,并以 http: 开头。如果安全服务器代理内容存在,则 Lotus 1-2-3 会自动从浏览器读取并预先填入,不再需要用户手动填写。端口号是服务器用来交互的,一般来说,用户可以直接采用对话框里提供的默认值。此外,HTTP 代理内容还有高级选项,点击 Advanced 按钮,即可得到如下图 2 所示 HTTP 高级设置选项对话框。


图 2. HTTP 高级设置选项对话框
图 2. HTTP 高级设置选项对话框

在上图的对话框中,用户可以具体指定因特网上的地址,在 HTTP proxy exceptions 的输入框里用分号将多个因特网地址分隔开来,这样,当 Lotus 1-2-3 访问到这些地址的时候,就不再需要通过代理服务器访问了。而选中 Do not use proxy server for local (Intranet) addresses 选项,则可以在 Lotus 1-2-3 访问局域网文件的时候不通过代理服务器。在 HTTP proxy settings 的输入框中,用户可以进一步填写代理服务器的详细信息,包括访问文件时需要识别的用户名和密码,并将密码保存。

如果用户需要通过 Lotus 1-2-3 访问 FTP 服务器上的文件,则他们需要首先建立与 FTP 服务器的连接。选择目录菜单中的 File->Internet->Setup, 在弹出的 Internet 设置对话框中点击标签 FTP Hosts 即可以在此添加与 FTP 服务器进行连接的信息。如下图 3 所示。


图 3. FTP Hosts 标签
图 3. FTP Hosts 标签

在上图的 FTP 标签中,点击按钮 New,用户即可以对 Host description 和 Host address(包括 Port)进行输入 , 同时按钮 Save 状态变为可点击。点击按钮 Save 保存下此 FTP 服务器的信息,则 Host description 的下拉菜单里会出现此信息项。如果用户需要删除某服务器对应的信息,那么只需要在下拉菜单中显示出此服务器的描述,点击删除按钮即可。

要访问 FTP 服务器上的文件,除了获取上述信息,Lotus 1-2-3 还需要知道该等待访问的文件在 FTP 服务器上的目录结构。用户可以在 Initial directory 内输入此文件对应的目录结构。User ID 和 Password 分别用于输入访问 FTP 服务器时的用户名和密码。其中,User ID 输入域区分大小写。在默认状态下,Anonymous FTP 被选中时,表示 Lotus 1-2-3 每次访问该 FTP 上的文件时均不需要检查用户名和密码。不选中 Anonymous FTP,User ID 便成为可编辑状态。若不保存密码,那么每当 Lotus 1-2-3 访问 FTP 服务器时,Lotus 1-2-3 都会要求用户再输入一次密码以便进行身份识别。

为了起到防火墙的作用,一些公司会在本地网络和因特网之间增设代理,避免未授权的用户对其进行访问。若用户需要通过代理访问因特网,则需要选中 Use proxy;否则,无需选中 Use proxy。此外,如果用户所连接的 FTP 服务器是 passive(被动)服务器,则不必提供 FTP 文件的目录结构信息,也不必提供其它任何确认的信息,用户只需要选中 passive。

在本文的第二章中已经介绍了对网络进行配置的方法,在这一章中将继续介绍访问网络上 HTML 文件或用户本地 HTML 文件的方法、对 Web 表格进行转换的规则、以及如何将 Range 转化成为 HTML 文件。

如果用户要打开因特网上的某个 HTML 文件,首先需要在连接到 Internet。在 Lotus 1-2-3 应用程序的 File 菜单中点击按钮 Open, 得到下图 4 所示的打开文件对话框。Lotus 1-2-3 的打开文件对话框与其它应用程序的有所不同,除了查找范围、当前路径、文件名、文件类型,在对话框的右下方还包含一个 Internet 按钮。


图 4. 打开文件对话框
图 4. 打开文件对话框

点击上图中打开文件对话框的 Internet 按钮,得到如下图 5 所示的从因特网打开对话框(Open from Internet)。在此对话框中,包含 Server type 选项,选择第一个选项“Web – to open a file on the Web”。用户可以在 Address 下拉框选择网络地址,点击右侧的按钮 Open。这个列表里面存在的地址都是预先设置过的(方法可参考第二章),如果用户需要对其他网络地址上的 HTML 文件进行访问,则可以点击右侧的 Setup 按钮,对新地址进行配置。如果该 HTML 文件包含有列表的数据,则可以将该文件成功打开;否则会弹出报错对话框:1-2-3 did not find any tabular data in this HTML file。


图 5. 打开 Web 上文件对话框
图 5. 打开 Web 上文件对话框

至于 Server type 中的第二个选项“FTP – to open a file from an Internet directory”, 本文将会在第四章“对 FTP 文件进行实时操作的方法”中进行详细的介绍。

如果用户要用 Lotus 1-2-3 访问本地机器上的 HTML 文件,则方法非常简单,只需要点击 File->Open 菜单,在弹出的对话框的文件类型列表中选择 HTML File(HTM*), 并在查找路径下选中目标文件,点击打开按钮即可。与上一节相同,这里的 HTML 文件必须是包含有列表的数据的 HTML 文件。

本章中前面的两小个节只是介绍了打开 HTML 的方式,而并不是任何 HTML 文件均能被 Lotus 1-2-3 转化格式并打开,Lotus 1-2-3 对 HTML 文件的格式是有要求的。实质上,只有存在于标签

或者
 内的数据才能被成功的转化,也只有包含这种数据的 HTML 文件才能被 Lotus 1-2-3 打开。本节将继续具体介绍 HTML 文件上的 Web 表格与 Lotus 1-2-3 文件格式的转换规则。

在 HTML 文件里,表格标签

包含了为创建表格所需要的信息。整个表格被具体化为很多行,每一行又包含了这行中每个单元格的定义。表格中的列通过一行中的单元格个数计算出来。Lotus 1-2-3 可以将表格中的文字内容、Lotus 标签、文本属性、图片、以及链接进行转化。以下图 6 中的这段 HTML 代码为例。


图 6. HTML 中表格代码
图 6. HTML 中表格代码

其中,

标签中一共有 4 组 标签,每组标签中有 2 个 ,由 Lotus 1-2-3 转化之后得到如图 8 所示的单元格。


图 8. Img 标签中 alt 的转化
图 8. Img 标签中 alt 的转化

在 HTML 文件里,预定义文本标签

 使用户可以用额外的空白(空格、制表符)来格式化文本。由于浏览器通常带出额外的空白,
 标签通常用于排队中的信息列。Lotus 1-2-3 在转化时扫描 HTML 文件中的数据,会收集空白所在的位置,然后将数据分到表格的列中,完成转化。此外,如果 Lotus 1-2-3 在对 HTML 表格的转化过程中遇到不能支持转化 HTML 标签,则忽略此标签,不进行转化。

在将 HTML 转化为 Lotus 1-2-3 的过程中需要说明的是,若 HTML 文件中存在公式

,这就表明,在 Lotus 1-2-3 将其进行格式转化的时候,此表格共有 4 行 2 列。HTML 表格转换前后如下图 7 所示。


图 7. 转化前后的表格
图 7. 转化前后的表格

Lotus 1-2-3 在转化图片时,如果该图片的 是某链接的一部分,则此链接将转化为文本链接,而文本内容为 alt 的内容。例如:

Link to Lotus home ,那么打开该文件的时候可以正确的现实公式的内容。若用户选择 Range 并保存(下一小节将会介绍单元格区域的转化),且 Range 含有的公式所引用的部分数据在所选择的单元格区域外,则 Lotus 1-2-3 只能保存住公式所在单元的具体值而并非公式,那么再次转化为 HTML 文件时就得不到原始内容了。当需要被转换为 HTML,Lotus 1-2-3 会把不包含数据的连续行、列进行压缩。当连续的空行达到 40 个,连续的空列达到 16 个时,Lotus 1-2-3 会将它们压缩成一个宽边行或列。

文章在上一小节中提到了 Range。Range 在电子表格中指的是单元格区域,用户可以在电子表格里将 Range 转化成为一个 HTML 文件,这个 HTML 文件又可以被 Lotus 1-2-3 读取。

要将 Range 转化成为 HTML 文件,首先,用户需要在 Lotus 1-2-3 里输入数据,然后在 File->Internet 的子菜单中点击 Convert to Web Pages,得到如下图 9 所示的对话框。


图 9. 网页转化对话框
图 9. 网页转化对话框

在上图中的 File name for Web page 域输入 PeopleList.htm 作为文件名,(此处默认的文件名是 Untitled.htm,此处有效的扩展名有:.HTM, .HTML, 以及 .HTML-WK)并在对话框中的 What to convert 部分选择 Selected range,则用户可以拖取右边的范围选择按钮在 Lotus 1-2-3 文件中划出所需的单元格区域。此后,在对话框的 Format 部分选择需要转换成为的格式。在这里,选中第一个选项 HTML table。(对于第二个选项 jDoc[print snapshot], 需要事先安装 Net-It Now!SE。这种格式用来保持包括 HTML 不支持的格式在内的所有格式化。)

点击对话框中的按钮 Next,进入 HTML 布局设计部分。如下图 10 所示,其中,Header 表示即将生成的 HTML 页面中的标题,Description 表示描述,它们都将呈现在 HTML 的最上部。选择 Show table borders 选项可以给将要呈现在 HTML 里面的表格添加边线,选择 Add a link for downloading the 1-2-3 file 则可以在 HTML 里面添加一个链接,用来下载该文件。Author name 和 Email address 表明此 HTML 文件作者的姓名和与他联系的电子邮箱地址(以链接形式表现),输入的字母数不能超过 80。选中并输入信息后,这两部分内容会显示在 HTML 文件最下部的页脚。


图 10.HTML 布局设计选项
图 10.HTML 布局设计选项

在上图中选择输入好相关内容后,点击按钮 Next,即可得到如下图 11 所示的预览与保存对话框。用户点击按钮 Preview in Browser,可以在浏览器中看到将要得到的 HTML 文件的样子。如果不满意,还可以点击 Back 退回到页面设计选项重新进行设置。如果用户对预览结果满意,那么可以生成并保存此 HTML 文件。在下图中的 Save 域,用户可以选择文件保存的位置。如果保存在本地,继续选择保存路径。若需要将该生成文件保存在因特网的服务器上,则选择 Location 的第二个选项 Internet server。弹出 Browser for Directory 对话框,在 FTP server 域的下拉列表中选择要保存的服务器,点击按钮 Connect 后继续选择 FTP 服务器下的具体存放路径。如果需要连接下拉列表中不存在的服务器,则可以点击 Browse for Directory 右侧的按钮 Setup 进行配置。


图 11. 预览与保存对话框
图 11. 预览与保存对话框

下图 12 所示的是最终生成并保存的 HTML 文件,也是通过按钮 Preview in Browser 可以预览到的结果。


图 12. 最终生成的 HTML 文件
图 12. 最终生成的 HTML 文件

前面的章节已经介绍了如何对网络上的 HTML 进行操作,本章将介绍如何对 FTP 服务器上的文件进行实时操作,其中包括访问 FTP 服务器上文件的方法以及如果对其进行更新操作。

要打开 FTP 服务器上的文件,用户首先需要在连接到该 FTP 服务器上。在 Lotus 1-2-3 应用程序的 File 菜单中点击按钮 Open, 然后继续点击 Internet 按钮,得到如下图 13 所示的从因特网打开对话框(Open from Internet)。在此对话框中,包含 Server type 选项,选择第二个选项“FTP – to open a file from an Internet directory”, 则 Server type 选项下面出现 FTP servers 列表。点击该列表的下拉框可以得到在第二章中 FTP 服务器设置时定义的描述名。选中一个 FTP 服务器,点击其右边的按钮 Connect, 对话框中内容置灰,成为不可编辑状态,Connect 变为 Stop, 表明 Lotus 1-2-3 正在与所选中的 FTP 服务器进行连接。如果连接成功,则会在此对话框下面增添 FTP 上文件的路径选择信息,用户可以选择需要打开的文件。


图 13. 从 FTP 服务器上打开对话框
图 13. 从 FTP 服务器上打开对话框

打开 FTP 服务器上的文件后,可以在本地对此文件进行编辑,之后点击 Lotus 1-2-3 菜单中的保存选项,文件会自动保存在 FTP 服务器端。此后,如果其他人继续访问 FTP 服务器上的该文件,则会获取最新版本,得到这次编辑更新后的内容。

在此需要说明的是,为了允许用户对 FTP 服务器上的文件进行操作,在服务器端的 FTP Server 应用程序上需要创建用户,并把它的访问权限设定为完全访问。在本文中假设 FTP 服务器为 Serv-U, 描述名为 ftpserver,创建用户以及根目录如下图 14 所示。


图 14. 从 FTP 服务器端域用户信息
图 14. 从 FTP 服务器端域用户信息

其中,FTP 服务器端的根目录设定为 C 盘下的 ftp space 文件夹,即当用户以 ftpuser 这个登录 ID 连接该服务器时,只能访问 ftp space 文件夹及其子文件夹,对其它路径下的内容无法访问。

除了打开 FTP 服务器端的文件,Lotus 1-2-3 还提供了功能,使用户可以在本地建立 Lotus 1-2-3 文件,并保存到 FTP 服务器端上。对于服务器端的文件,也可以进行实时更新。首先,用户在本地创建一个 Lotus 1-2-3 文件,点击目录菜单中的 Save,并在弹出的对话框中继续点击 Internet。选择“FTP – to open a file from an Internet directory”作为 Server type 选项 , 并在 FTP servers 列表中选择 ftpserver,进行连接。当连接成功后,得到如下图 15 所示对话框。


图 15. 在 FTP 服务器上保存文件
图 15. 在 FTP 服务器上保存文件

在上图中的 File name 域输入 workbook_user, 点击按钮 Save,则 workbook_user.123 被保存在了 ftpserver 上的 c:\ftp space 路径下。继续对 workbook_user.123 进行编辑,创建三列,分别是 account、title、location,并添加五条记录,再次保存,那么内容将被更新到 ftpserver 服务器上。在 ftpserver 上,找到 c:\ftp space 路径下的 workbook_user.123。打开该文件,则发现在用户端被添加的五条记录的确成功的被更新到了服务器端。

在此需要说明的是,以上操作均是在 ftpserver 服务器上的 workbook_user.123 文件处于关闭下的情况进行的,如果该文件是打开状态,那么当用户在本地保存更新的时候,就会报错并要求对文件进行另存为操作,如图 16 所示。


图 16. 文件保存失败
图 16. 文件保存失败

而在 ftpserver 服务器上的 workbook_user.123 文件处于关闭下的情况下,如果是多个不同用户同时在各自本地上对 workbook_user.123 文件进行更新,那么无论他们做了什么编辑,最后一个保存文件的用户所输入的内容将成为最终的更新,并体现在 FTP 服务器端。

从前面可以知道,对因特网上和用户本机上的 HTML 文件进行操作,以及对 FTP 服务器上的文件进行实时操作是 IBM Lotus 1-2-3 V9.8 网络感知新特性中的重要功能。跟 IBM Lotus 1-2-3 的旧版本相比,9.8 版本大大的提高了用户端与网络的交互能力。

在旧版本中,如果用户更新服务器端的文件,需要先通过网络通讯软件下载该文件,在本地编辑后得到最新内容的文件,再通过通讯软件将其上传到服务器端,替换旧版本文件。即使只有一个用户进行以上操作,都已经很复杂了,更不用说多用户都需要对文件进行更新了。这样操作,不但耗时很大,而且对于文件版本的维护也极为不利。网络感知新特性的出现,把 IBM Lotus 1-2-3 V9.8 与网络交互巧妙的结合起来,使得 Lotus 1-2-3 不仅具有强大的数据处理能力,而且方便了用户的网络体验。

结束语

本文主要介绍了如何使用 Lotus 1-2-3 V9.8 中的新增特性 - 网络感知来帮助用户操作网络上的文件。通过阅读这篇文章,用户可以清楚的了解网络感知特性所包含的功能,学会如何在启用网络感知功能之前对网络进行配置,如何访问网络上的 HTML 文件和本地的 HTML 文件,对 Web 表格和单元格区域进行转化的规则和方法,以及如何实时的对 FTP 服务器上的文件进行更新和保存。在网络感知功能的帮助下,用户可以更容易的运用 Lotus 1-2-3 完成电子表格数据处理以及与网络的实时交互,从而整体上提高了办公的工作效率。

原文链接:http://www.ibm.com/developerworks/cn/lotus/lotus123-98-news/index.html

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