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Excel:自动录入学生的基本情况信息表(转)

原创 Linux操作系统 作者:ilg 时间:2019-03-21 10:36:07 0 删除 编辑
Excel:自动录入学生的基本情况信息表(转)

  用Excel完成工作,把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想:这有什么好学的,只要会打字不就行了吗?

  实际情况可不是想像中这么简单,不同的工作需要不同的数据格式,Excel工作表中有各种数据类型,我们必须理解工作表中不同数据类型的含义,分清它们之间的区别,才能为圆满地完成任务打下坚实的基础。同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。

  今天介绍的这个实例对教师朋友来说比较实用,为了方便对学生的管理,我们经常需要制作如图1所示的学生基本信息表。

图1

  在这个实例中,我们将主要学习“学号”列数据的输入和“性别”列数据的输入。

  操作方法与步骤

  1. 先提出一个问题:在本例中的“学号”列 “59911024101”等数据,是属于数值类型还是属于文本类型的?

  2. 如果大家和上一个实例中处理过的手机号码比较一下不难得出答案:虽然它们的外观都是由数字组成,但实质却为描述性的文本,所以当然是文本类型的。

  3. 笔者为什么反复强调这一点呢?读者朋友不妨试验一下,在一个单元格中输入学号“59911024101”,然后故意把该单元格的宽度调整得小些,我们可以看到问题出来了,由于Excel默认把组数字作为数值处理,所以当单元格宽度不够时就显示为该数字的科学计数法格式(图2)。显然,这并不是我们希望看到的。

图2

  4. 上一个实例中我们学习了通过在数字前加一个“’”符号,通知Excel把数字作为为文本处理。这里我们学习一下在输入之前通过“单元格格式”对话框通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。

  5. 先选中要输入学号的单元格,比如A4:A50,选择菜单“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”,单击“确定”即可(图3)。

图3


  6. 返回Excel编辑窗口后,在A4中输入学号“59911024101”,Excel便会把它作为文本处理,单元格左上方出现绿色小三角,数字默认为左对齐。

  说明:文本类型的数据,Excel默认为左对齐;数值类型的数据,Excel默认为右对齐,所以我们可以根据默认的对齐方式,就能看出Excel把它作为何种类型处理。

  7. 接下来我们学习“性别”数据的输入方法。也许读者朋友会说,不就是输入“男”或“女”吗?有专门学习的必要吗?实际上,对于那些单元格的内容就是确定的两个或几个项目时,我们可以使用“数据有效性”功能提高输入的准确性和效率。

  8. 具体操作方法为:先选中要输入性别的单元格,比如C4:C50,选择菜单“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头,在弹出的菜单中选择“序列”项,然后在“来源”框中输入“男,女”,注意其中的逗号是在英文状态下输入的。单击“确定”即可。

  9. 这样设置的效果怎么样呢?返回Excel编辑窗口后,选中C4单元格,可以看到单元格右边出现一个下拉按钮,单击这个按钮,弹出包含“男”和“女”两个选项的下拉菜单,我们只要根据要求选择其中一个即可完成输入(图4),“性别”列其它单元格的输入方法完全一样。

  

图4

  10. 用这种方法输入内容必然是几个确定项之一的单元格,如成绩等级,工作职称,产品类别等等,不仅可以提高输入的速度,而且可以确保输入的准确性。

  关于本实例的操作要点就介绍这么多,其余部分请读者朋友动手完成,将完成后的工作薄文件命名为“学生信息管理”,并保存在恰当位置。

  小结

  通过这个实例,我们主要学习了如何通过单元格格式对话框,通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。这个操作告诉我们在进行具体的输入之前,可以先设置单元格格式,让Excel根据设置的要求来处理输入的内容。

  还学习了使用“数据有效性”功能来快速输入内容必然是几个确定项之一的单元格,“数据有效性”包含很多实用的功能,在后面的学习中还会进一步介绍。

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