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常用办公软件微软Excel实用技巧九则(转)

原创 Linux操作系统 作者:ilg 时间:2019-06-01 18:15:05 0 删除 编辑
常用办公软件微软Excel实用技巧九则(转)

Excel是我们大家常用的办公软件,笔者在使用过程中总结出了一些经验,现在写出来供大家参考。

  1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格

  因工作需要,笔者在Excel多个单元格中输入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要选定已选定单元格右侧的单元格,可以按下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高,可以按下
 
Tab键,这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了,因为打字的时候两只手都在主键区上工作,如果要按方向键,则必须把右手腾出来,这样无疑会降低效率;

  那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢?笔者经过试验发现,可以同时按下“Shift+Tab”组合键,这样所选定的单元格就会左移了。

  上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法,那向下选定单元格是按下“Enter”键,相同的道理,如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了,怎么样,这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。

  2、选中包含超链接的单元格

  在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址,默认状态下此单元格就会自动转化为超链接,用鼠标点击它就会打开超链接,这样一来,如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢?方法很简单,用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放,就可以选中它了。

  3、持续显示单元格内的公式

  在Excel中的单元格内任意输入一个公式,如=1+1,按下回车键,这时此单元格就会不再显示公式,而显示出计算结果2,可有的时候我们并不想马上看到结果,而是希望此单元格能继续显示出公式,如何解决这个问题呢?方法很简单,在单元格内输入公式之后,依次点击菜单栏中的“工具”――“公式审核”――“公式审核模式”,这样就可以使公式继续保持原样;而如果想显示出公式计算结果时,可以再次点击“公式审核模式”即可。

  4、快速计算出矩形对角线长度

  已知矩形的长和宽,现要求计算它的对角线长度,用Excel就可以快速计算出答案。如何操作呢?

  设矩形长为X,宽为Y,对角线长度为Z,那么常用办公软件微软Excel实用技巧九则,从这个公式可以看出,要求出Z,有两个步骤。一,算出X的平方值和Y的平方值,并把它们相加;二,把第一步求出的值开方,所得出的数字就是Z。很明显,我们要使用到Excel中的两个函数,一个是计算某个数值的平方,即对数字进行幂运算;二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。

  ■返回给定数字的乘幂:POWER

  POWER函数可以对数字进行乘幂运算,它的语法是:POWER(number,power)

  其中Number是底数,可以为任意实数。

  Power是指数,底数按该指数次幂乘方。

  比如我们要求5的二次方,也就是平方,就可以在单元格内输入:“=POWER(5,2)”,即可得出答案25。

  ■返回给定数字的正平方根:SQRT

  它的语法是:SQRT(number)

  其中Number是要计算平方根的数。

  比如我们要求出16的平方根,就可以在单元格中输入:“=SQRT(16)”,即可得出答案4。

  知道了这两个函数的用法,我们就可以轻松的得出Z的值了。

  先分别求出X和Y的平方,然后把它们相加,再相加得出的值开方,就可以得出答案。

  如果你还是觉得这样的速度慢,还有更好的方法。下面介绍一个函数:SUMSQ

  ■返回参数的平方和:SUMSQ

  它的语法是:SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30个以内的数,用此函数可以求出它们的平方和,这样一来,只需输入X和Y的值,就可以求出它们的平方和了,再用SQRT函数一计算,最后Z值就可以求出。

  最好的方法是只在一个单元格内输入函数,就可以求出最终的Z值。

  上面介绍过了返回参数的平方和的函数:SUMSQ,假设X,Y的值分别是3和4,在一个单元格内输入SUMSQ(3,4),然后按Enter键,单元格内就会显示出数字25,这就是X和Y值的平方和,我们要算出25这个数的正平方根,就需要另外一个函数:SQRT,这样一来,函数SUMSQ成了函数SQRT的参数,这在Excel里面叫做嵌套函数,即某个函数成为另一个函数的参数,要想在一个单元格内输入X和Y的值,并求出Z值,经过笔者试验,是完全可行的,因为这里使用了嵌套函数。假设X和Y值分别为3和4,在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4)),并按下回车键,就可以马上得到Z值――5。输入此嵌套函数后,SUMSQ函数的参数3和4外边的小括号会变成绿色,而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化,这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。

  有兴趣的读者可以亲自试一下,在Excel的任意一个单元格中,输入“=SQRT(SUMSQ(X,Y))”,注意这里可以把X,Y换成任意两个正数,然后按一下回车键,就会得出Z值了。

  另外说一下,Excel可以支持多级嵌套函数。

  5、让数值完全或部分替换公式

  在一个单元格任意输入一个公式,如=1+1,再按回车键,此单元格的值就是自动计算出是2,能不能把这个公式删除掉,而永久转换成数值呢?

  就以1+1这个公式为例,我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法:先选中包含公式的单元格,然后点击“复制”,然后再点击“粘贴”,这时再点击常用办公软件微软Excel实用技巧九则右侧的箭头,再点击“只有值”,这样一来,单元格中的公式就永久性转化为数值了。

  如果已经执行了上面的步骤,又想把数值变回公式,该怎么办呢?方法很简单,点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。

  有时候我们并不想把整个公式都转换为数值,而只是想把公式的一部分转换为数值,如何做呢?

  先选中包含公式的单元格,然后在编辑栏常用办公软件微软Excel实用技巧九则中,选定要转换为数值的部分,然后按下F9,再按回车,这个部分就转换为了数值,而不再是公式了。

  6、去除“最近使用过的工作簿”列表

  在Excel的“文件”菜单下,有几个最近编辑的工作簿,有时候我们不想让它显示出来,如何隐藏这些工作簿呢?

  点击“工具”菜单中的“选项”,再弹出的对话框中点击“常规”选项卡,然后去除“最近使用的文件列表”前面的对勾。

  如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目,可以先选中此复选框,然后在后面输入项数。

  7、显示出包含公式的单元格

  在一个Excel 工作表中,有大量数据,这些数据有的是直接输入的,而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。

  方法:先选中所有待选单元格,然后点击菜单“编辑”――“定位”,这时弹出“定位”对话框,点击“定位条件”,选中“公式”,再点击“确定”,这样一来,包含公式的单元格就会被显示出来。

  8、简单方法移动复制工具栏按钮

  根据工作需要,我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方,也就是移动工具栏按钮,这是非常容易实现的,要想移动工具栏按钮,可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮,把它移动到其它位置。

  而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方,可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。

  这里要注意的是,移动和复制工具栏按钮的时候,必须先按下“ALT”和“ALT+CTRL”组合键,然后再用鼠标进行拖动。

  如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,怎么办呢?方法很简单,只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时,把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

  9、用快捷键快速插入函数

  在Excel中,如果想插入函数,可以使用快捷键“Shift+F3”,按下此组合键,就可以弹出“插入函数”对话框。

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