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规范和保护Word文档预定样式(转)

原创 Linux操作系统 作者:ilg 时间:2019-07-02 10:06:08 0 删除 编辑
规范和保护Word文档预定样式(转)

  Word用户其实只有两类:一类用户欣赏并使用样式,一类用户从来不用样式。当两类人协作处理同一文档时,许多平常料想不到的麻烦会很快出现。如果你恰好属于那些喜爱使用样式的用户,Word 2003的一项功能会让你更方便地与那些从不使用样式的用户协作。

  一、问题 

  编写长篇大论的复杂文档时,规范地使用样式能够轻松地让整个文档保持一致的风格。例如,假设你原来想要让文档的一级子标题用斜体、粗体显示,但后来觉得去掉斜体更好一些,这时如果要手工格式化,你就得依次寻找每一个子标题并修改格式。但如果你使用了样式,只要重新把样式定义一次,整个文档的所有一级子标题都会根据新的样式定义去掉斜体属性。推而广之,如果你把样式定义保存到了模板,让多个文档保持同样的风格也变得轻而易举了。

  但是,Word本身并不在乎你是否使用样式,它不会反对用户手工完成所有的格式改动。这种灵活性的好处甚多,但对于习惯使用样式的人来说,也有一点坏处:如果其他人重新定义了样式,或有人试图调整格式,原来精心设计的文档格式可能会变得乱七八糟,手工改动覆盖了样式定义的格式。

  如图一所示,有一次我合并了单位里几个同事提交的文档,结果发现,同事们填写标准的工作总结报告模板时,总是免不了改动原来的样式,结果衍生出一大堆的“标题1****”样式。如果你经常收集网上材料,应该也遇到过这样的问题了――Word会自动生成一大堆“普通(网站)****”、“HTML正文****”样式。

  Word 2003新增了一个“保护文档”功能,它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式,而且那些样式是你指定的样式――你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板,这一功能尤其有用,你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。下面我们一起看看。

二、问题解决

  Word 2003新增了一个“保护文档”功能,它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式,而且那些样式是你指定的样式――你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板,这一功能尤其有用,你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。

  使用文档保护功能的第一步是创建或打开一个文档或模板,然后在它里面定义一些标准的样式。如果你打算让标准样式用于所有文档,应当直接修改Normal.dot模板。通常,Normal.dot模板位于Documents and Settings<用户名>Application DataMicrosoftTemplates目录下。找到Normal.dot后选中它,按右键,选择“打开”即可。

  打开文档或模板后,选择菜单“工具→保护文档”。在新出现的任务窗格中,如图二,选中“限制对选定的样式设置格式”,然后点击下面的“设置”链接,打开“格式设置限制”对话框,如图三。

  图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单。初次打开该对话框时,大多数样式名称的前面带有选中标记。你可以从头到尾检查这个清单,对于每一个不想保护的样式,取消其前面的选中标记。不过对于大多数用户来说,需要保护的样式数量总是占少数,所以最好先点击一下“无”按钮(取消所有样式前面的选中标记),然后逐个选中那些需要保护的样式。

  在图三对话框的下方,你可以看到一个“允许自动套用格式替代格式设置限制”选项,最好不要选中它。

二、问题解决

  Word 2003新增了一个“保护文档”功能,它能够禁止用户对某些特定的样式设置格式,而且那些样式是你指定的样式――你可以灵活地调整限制范围。如果你正在设计用于整个单位的文档模板,这一功能尤其有用,你将可以确保所有基于模板的文档都遵从统一的格式标准。

  使用文档保护功能的第一步是创建或打开一个文档或模板,然后在它里面定义一些标准的样式。如果你打算让标准样式用于所有文档,应当直接修改Normal.dot模板。通常,Normal.dot模板位于Documents and Settings<用户名>Application DataMicrosoftTemplates目录下。找到Normal.dot后选中它,按右键,选择“打开”即可。

  打开文档或模板后,选择菜单“工具→保护文档”。在新出现的任务窗格中,如图二,选中“限制对选定的样式设置格式”,然后点击下面的“设置”链接,打开“格式设置限制”对话框,如图三。

 

  图三对话框显示了一个当前文档或模板拥有的样式的清单。初次打开该对话框时,大多数样式名称的前面带有选中标记。你可以从头到尾检查这个清单,对于每一个不想保护的样式,取消其前面的选中标记。不过对于大多数用户来说,需要保护的样式数量总是占少数,所以最好先点击一下“无”按钮(取消所有样式前面的选中标记),然后逐个选中那些需要保护的样式。

  在图三对话框的下方,你可以看到一个“允许自动套用格式替代格式设置限制”选项,最好不要选中它。

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