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善用Word制模板(转)

原创 Linux操作系统 作者:ilg 时间:2019-06-14 09:51:07 0 删除 编辑
善用Word制模板(转)

  如今,计算机已经深入到我们生活的方方面面,而用得最多的,要数那些企事业单位。而这些单位用得最多的无外乎是用办公软件。据笔者观察,许多拥有多个部门单位在汇总文件时常出现文件风格各异、混乱不堪的现象,有的打印文件无条理性,有的把字体修饰得花里花哨,缺乏庄重之气,……如何避免这种现象出现呢?

  我的一位朋友告诉我,在他们公司不论需要处理什么样的文稿,也不论格式多么复杂,都可以从公司的电脑中调出相应的模板,他所需要做的,就是把具体的内容“填”去。这样非常方便他和其他办公者使用,也节省时间,提高工作效率。其实,许多文字处理软件在开发时就已经考虑到了用户统一文档风格的需求,提供了必要的功能。本文,就是要介绍一下如何在一个团队内创建和管理模板。

  模板是什么?

  模板是一个用来创建文档的原型,许多文字处理软件,比如WPS、Word 、WordPro等,都提供很多现成的模板,它们可以分别被用来制作不同类型的文本(备忘录、信件、新闻)稿。用户也可以按需要定制模板。一个模板一般包含以下信息(仅以Word为例):

  文本的格式信息,包括分页、段、字、图文框、表格等;

  样式:预先定义好的文本格式用于快速格式化文本;

  内容:文本(包括占位符),图片, OLE对象 ,表格;

  宏按钮(带指示定位符,告诉您键入或插入什么)等;

  自定义工具栏、宏、快捷键、自动图文集词条;

  你知道什么时候使用模板吗? 每次当您创建一个文本(如公司新闻稿或小册子),而您想用统一格式时,可使用一个特定的模板。

  那么,你又该到什么地方找到模板呢? 在一般的文字处理软件中,可以通过选择“文件”→“新建文档”来找到需要的模板。

  如何创建模板?

  创建模板有两种基本方法。

  方法一: 选择“文件|新建”,在新建对话框中选中“模板”项,编辑文档,加入模板所需信息,然后保存。

  方法二:打开一篇包含可以重复使用的信息等项目的文档,并将该文档另存为模板。具体的步骤,可以参考软件的使用帮助。

  为初级用户“导航”

  对于使用电脑的初级办公用户,面对一个模板,可能会感到不知所措。这就要求模板的创建者一定要充分考虑到不同用户的特点,经过详细的调查再决定模板的呈现方式。比如,? 候,即使一个模板中已经定义了所有的样式,但如果用户选择模板后,面对的只是一个空荡荡的屏幕,他可能永远都不会注意到模板的创建者费尽心机为他准备的各种样式和自动图文集。那么,对于这样的用户,这种模板就是失败的。

  有没有办法制作出更适合初级用户使用的模板呢?笔者以Word为例,通过介绍几种方法,帮助大家制作友好的模板。

  制作带有提示按钮的模板

  所谓提示按钮是指一个“域”。 域是保存在文档中的可能发生变化的数据。我们最常用到的域有 PAGE 域,即在添加页码时插入的能够随文档的延伸而变化的符号。我们可以利用域在文档的特殊位置布置一些提示信息,告诉用户可以单击该信息,并输入新的文字代替这些信息。同时,新输入的文字可以继承提示信息的外观特征,如字体、字号、段落特点等等。

  比如,如果我们需要在一个模板中指明标题、作者等信息的输入位置,并赋予适当的格式,就可以这么做:

  1、按下 Ctrl+F9 组合键,插入一对标明域代码的花括号({});

  2、在花括号之间键入“MacroButton NoMacro [单击此处输入文档标题]”或“MacroButton NoMacro [单击此处输入作者姓名]”;

  3、对插入的域和文字进行必要的格式设置;

  4、在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”。

  经过上面的设置,我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的两条信息(如图2),使用鼠标单击每个提示的

  结果,该提示将处于被选中状态,如果是输入文字,它将替换提示。插入域代码时需要注意的是,标识域代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入,而必须使用Word制定的组合键。

    制作自动提示用户输入信息的模板

  使用Word的域,还可以结合“宏”使提示信息“活”起来。所谓的“活”是指当用户使用特定的模板时,Word会弹出一系列的对话窗口,提示用户在窗口中输入指定的信息,然后由Word负责安排到合适的位置,并赋予一定的格式。这种特性对初级用户特别适用。WordPerfect提供了一个非常好的论文模板。用户确定了论文题目后,打开这个模板,会看到一系列对话框,提示输入各种信息。等这些信息都输入完成后,论文的骨架也就搭成了,剩下的工作就是输入论文正文、更新一下目录和索引了。Word也为我们提供了论文模板,但没有这种(提示输入各种信息的)自动功能。但是我们可以通过使用Fillin域做出类似的模板。具体办法如下:

  1、 用 Ctrl+F9 组合键插入一对花括号({}),在花括号之间键入代码,使之成为{Fillin“请键入文稿题目,然后按确定”}(如图3)。

  2、 对插入的域和代码文字进行必要的格式设置。在域上方单击鼠标右键,并选择“切换域代码”;切换后,域代码会隐藏起来,此时按Ctrl + A,选中整个文本,然后按F9键更新域。

  3、 此时,会弹出一个窗口,窗口上有提示文字:“请键入文稿题目”,然后按“确定”;完成此窗口的输入后,其他的窗口会依次弹出,直到完成所有Fillin域的更新。

  至此,这个模板还是不完善的。因为在选用这个模板后,用户必须选中整个文本,并按F9更新域。所以,我们还需要为该模板添加一个可以自动运行的宏,使提示窗口在模板打开后自动弹出。添加宏的办法如下:

  1、选取菜单命令“工具|宏|录制新宏”,弹出宏对话框。在“宏名”正文框中键入AutoOpen作为宏的名称(开头为Auto的宏在打开文件时能自动运行);

  2、在同一对话框中,将宏的保存位置选择为当前文档,按“确定”后进入录制状态;

  3、按Ctrl+A 选择整篇文档;按F9以更新文档中所有的域,接着依次可看到数个对话框(与Fillin域的数目相同)。此时,不需填充任何字符,而直接单击“OK”关闭;

  4、单击宏工具条中的“停止记录”钮,关闭宏记录器,完成宏的记录。最后,保存该模板。

  让页眉能自动反映文档标题

  初级的用户一般不知如何编辑页眉,而编制模板的人呢,似乎又没有办法替用户代劳――不然,即使在页眉中插入了提示信息,如果用户不知如何编辑,反而会带来麻烦。那么,有没有办法使页眉自动反映文档的标题呢?有,就是利用宏。这个宏的名称是{ STYLEREF }。

  我们一般把文档的标题定义为“标题”或“标题一”。如果文档标题的样式名称为“标题”,那么,让页眉自动与标题文字保持同步的办法是:

  1、使用Ctrl + F9组合键,插入大括号;

  2、插入域代码:{ STYLEREF “标题"}(如图4)。注意这里引号的使用。当指定对象包含空格时,要使用引号。指定对象的名称一定要和文档中实际有的样式严格一致,包括空格的数目,不然域将返回错误信息。另外使用的引号应该是西文字符。

  3、定义好页眉的外观,保存对模板的改动。

  这样,当用户使用该模板编辑文件,键入新的文档标题后,页眉的文字也就会随之而改变了(如图5)。而且,如果用户使用这样的一个模板编辑长篇文档,并且所有章节的主标题都设为“标题”样式,那么,各章节的页眉也会随章节名称而改变,用户会很方便地就获得了具有一定专业水准的外观效果。

  定制其他选项

  为了使模板更加完善,我们还可以细心定义其他的细节。

  首先,一定不要忘记根据模板的性质,设计合适的样式集合。设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。想了解样式的奥妙,可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板,仔细揣摩一下不同样式之间的关系;

  其次,用户还可以为模板定义专门的自动图文集,供用户快速插入一些文本和图片。

  最后,我们还可以根据用户的实际水平和文档性质,重新定义工具栏按钮。这样,当使用特定模板的时候,Word的外观也会相应地起变化,把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。

  另外,做这些工作的时候,最好使这些编辑只对基于该模板的文档有效,所以,用户应该注意不要存入 Normal 模板。


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