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让Word工作效率大增(转)

原创 Linux操作系统 作者:ilg 时间:2019-04-17 11:00:08 0 删除 编辑
让Word工作效率大增(转)

  你想更精确地选取文章段落吗?你的文件还没存盘就死机了,该怎么办呢?希望按个键就能输入一长串专用名词吗?这都不是难事,只要利用快捷键,就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务!

  除了Windows外,最需要使用快捷键的场合,莫过于“Office”系列的套装软件了,因为它的操作重复性高,加上界面选单十分繁琐,如果你不善用快捷键,往往会让你事倍功半。

  而在这套软件中,“Word”又是大家最常用的工具之一,无论是打公文、写报告还是凑情书,都得用它。因此,笔者特别针对“Word”写了这篇快捷键的活用组合,也希望大家平时多加操练,养成习惯后,你就会发现妙用无穷!

  这些基本的快捷键适用于大部分应用程序,如Office系列软件、记事本、画笔等,全都能用此省下不少操作时间:

    快捷键 功能

  <Ctrl>+<C> 复制

  <Ctrl>+<X> 剪切

  <Ctrl>+<V> 粘贴

  <Ctrl>+<Z> 复原

  <Ctrl>+<A> 全选

  <Ctrl>+<F2> 打印预览

  <SHIFT>+<F4> 跳到下一页

  <Ctrl>+<F4> 依序关闭打开的文件

  <F12> 另存新文件

  <Ctrl>+<S> 保存文件

  <Ctrl>+<O> 打开旧文件

  <Ctrl>+<P> 打印

  <Ctrl>+<W> 关闭文件

  当然,笔者重点介绍的还下面这几个“独门密技”:^_^

    一、独门密技之一:选取文章段落

  <F8>功能键是属于“不能不用”的按键之一,它的主要功能是“扩充选取范围”,也就是除了用鼠标拖曳的方式外,搭配<F8>键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。

  当你将鼠标移到文章中,就可以利用<F8>键来执行不同的选取动作:

  1. 按一下<F8>键:设置选取段落的起点。2. 连续按两下<F8>键:选取一个字。

  3. 连续按三下<F8>键:选取一串句子。

  4. 连续按四下<F8>键:选取一段。

  5. 连续按五下<F8>键:全选。

  如果想脱离EXT模式,只要按一下键盘左上方的<ESC>键就可以了。下面我们来实际操作一下,以跨页选取文章段落为例,我们一般都会按住鼠标左键不放,直接往下拖曳选取,不过往往一不小心就会超出文章范围,利用这个技巧可以让你的选定更精确:

  1. 首先将鼠标移到选取范围的起点。

  在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。

  按一下<F8>键。窗口下方会显示“EXT”字样。

  2. 然后再指定段落结束的地方,就可以选取整段内文了。

  在欲结束的地方按一下鼠标左键,整个段落就会成反白显示,你可以执行复制、剪切等动作。

    二、独门密技之二:紧急抢救文件

  俗话说“天有不测风云”,有时我们用Word工作了很长时间,文件还没存盘,却突然遇到停电或死机,这时真让人欲哭无泪!这里有一招应急用的小技巧,能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。

  1. 首先按“工具”,再按“选项”;

  2. 接着找出Word自动记录文件的位置;

  按一下“文件位置”标签;

  点选“自动恢复文件”。

  按一下[更改]。

    3. 利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:

  按住鼠标左键不放,拖曳选取“文件夹名称”;

  按住<Ctrl>不放,再按下<C>键;

  按一下[取消]回到Word下。

  注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用工,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。

  4. 打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置。

  在网址处点一下鼠标左键,按一下<Ctrl>与<V>键,接着按<Enter>。

  5. Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

  从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。

  在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。

    三、独门密技之三:自定义常用短语

  不管是应付操作还是工作需要,你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办?当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决,但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。^_^

  1. 点“插入--自动图文集”,输入一条你常用的短语,如:“我爱我的中国”,按回车,再按[关闭];

  2. 点“工具--自定义--[键盘]”;

  3.在“类别”中选“自动图文集”,在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”;

  4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键,注意这组按键不能和内定的快捷键重复!否则会造成日后操作上的困扰。

  按一下指定的快捷键。如此处选用<Alt>与<Q>键。

  按[指定]、[关闭]。

  5. 到此已经大功告成了。以后只要想用这个词句,按一下指定的快捷键就成啦:

  按住<Alt>键不放,接着再按<Q>键,就会出现你刚才输入的长串字句啦!

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