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选择企业维基的七个要点

原创 Linux操作系统 作者:无聊岁月 时间:2009-03-05 09:56:34 0 删除 编辑

企业维基看起来就像是天赐之物,尤其是对那些使用电子邮件和其他传统工具,不停进行企业合作的终端用户而言。当然,对于众多的CIO而言,企业维基更是一个节约成本的灵丹妙药。

看一看企业维基能起到什么作用。

维基一个网页,可同时由多个用户编辑使用,(理论上)无需编写任何HTML代码,并且在版权问题上被标注上了一个合法性的标签。

而在传统交流方式中,类似于企业这样的团体需要共享信息的时候,彼此需要用电子邮件发送文件,提出意见修改,然后再发回电子邮件。这种方式最大的缺点是,没有人能够第一眼看出问题所在并做出修改,也无法看出发送或者接收邮件的同事正在考虑什么,以及是否正在修改邮件所附带的文件。

对于CIO而言,以前的传统交流方式还涉及到公司的信息安全。更何况,CEO总是要求CIO应用各类系统,提高员工的工作效率,那么用邮件来回沟通肯定不是一个好办法,更不是一个完善的系统。

另一方面, 维基又展示了强大的功能,用户在网页上所做的任何修改都能实时完成。如果感觉修改后不合适的话,还能够恢复到以前的版本,这可让CIO找到了一个绝妙的共享平台。

不过,提供一系列维基平台的有各类新老供应商,选择最佳的维基平台可能很困难。按照基本原则,CIO在选择供应商之前,应该研究企业的IT设施和企业用户的需求。 Forrester Research高级分析师Gil Yehuda说,最近他才撰写了一份研究报告《选择维基的七个步骤》。

Yehuda针对众多CIO所调查得来的这七个步骤,将帮助CIO从技术和最终用户的角度来挑选合适的维基平台。

1. 选择交付模式

大多数企业维基有三种安装方式:自我购买(on-premise,在公司的机器上安装软件并管理)、托管型(SaaS,软件服务,供应商的所有数据都存储在服务器上),或作为一个设备成为前两种方式的混合版。

Yehuda说,许多大企业选择自我安装企业维基,尤其是那些所在行业有严格的安全要求,规定只有一些专有数据才可以储存到公司以外的服务器。

SaaS托管模式比较受中小型企业的欢迎。这是因为它们的IT部门资源有限,无法管理更多的服务器和软件。此外, 有时候大型企业的某些业务部门也会自行选择SaaS模式,这是因为它们厌倦了漫长地等待CIO为部门分配企业维基资源。  

第三种安装方式,即是维基设备也取得了一定知名度,Yehuda说,维基设备是软件大师(对维基懂行人的称谓)所称的“即插即用”产品。换言之,一个公司可以插入维基设备并融于现有的服务器环境中,供应商做一些小的安装工作,企业维基就可以运行了。

Yehuda说,该设备还解决了两个复杂问题,尤其是那些对维基感兴趣却又不懂的公司的问题。一方面,许多公司不想自己安装复杂的软件(第一种模式完全不吸引它们),另一方面是它们在外部存储数据也有严格的规则(因而SaaS也不大可行)。一个设备“解决了两个难题”,Yehuda说,既提供了内部存储,又避免了头痛的安装。

2. 验证用户

Yehuda称,企业维基可整合公司现有的验证环境,如单点登录或LDAP,这点很重要。企业的维基不能有任何匿名修改。企业维基应该核实每个用户的身份,这样,修改的内容就能归功到具体的人。维基活动需要透明,明确用户身份并具有可追溯性。

任何企业的维基也都应设置访问方式。例如,有些维基只能由管理员访问、阅读和编辑,而其他更多的公共维基则可由公司的任何人修改。

3. 赋予IT人员权限

CIO选择了自我购买及安装维基,可能因为这种方式符合IT有关数据存储的某些要求,而且整合了企业现有的系统。果真如此的话,CIO需要与企业的IT架构师共同商议,他们可以为企业提供安装维基该做什么和不该做什么的细节。

CIO选择合适的维基会考虑哪些因素?一方面,他们对于喜欢的Web应用程序有一定的标准和框架,任何版本的维基都应该属于这一类。

架构师以及所有的IT管理员都将管理维基,这能够让他们分析服务器空间占用和跟踪使用情况。例如,许多人像燎原之火那样开始使用维基,他们需要确保有足够多的服务器空间和足够快的响应时间。

4. 事故预测

使用企业维基就有可能发生各类事故。例如,大多数维基允许人们在同一时间编辑文件,但由于技术故障,第一个人保存更改后,他所编辑的内容被保存而第二个人的修改内容则会丢失。

这是一个非常具体的问题。但Yehuda说,这是CIO选择供应商时应该问到的问题。它们的维基必须跟踪所有的变化,能够恢复到以前的版本,找回存储过程中意外丢失的、有价值的编辑内容。企业用户使用维基最终成功与否,取决于这类细节。

“再没有比修改维基保存后却发现内容丢失更沮丧的事情了,这仅仅因为其他人同时也在编辑而导致了这种事故。”Yehuda说。

5. 随时注意变化

管理好企业维基的关键是使用较好的通知工具,让用户能够及早获知他们感兴趣的维基内容是否有了变更或修改。

例如,有用户正在关注一个特定的文件,而该用户是关键作者。他希望能够马上了解到维基刚刚发生的任何变化,并立即进行跟踪检查。

正如Forrester报告中阐述的,两个重要的技术能够实现这一通知功能:电子邮件和RSS服务。Yehuda说,维基可以判断任何小改动和大的变化,从而避免过多的电子邮件通知,这一点很有用。

随着Web 2.0的广泛应用,RSS源成为监测更新的最佳途径。企业的维基应该能够告诉用户,RSS源中哪些网页最近有更改,更改内容有多少。

6. 设置成功计划

用户喜欢维基,很重要的一点是因为维基具有智能的可搜索性。

大部分维基的一个特点(或应该有的)就是标签功能。例如,用户可以将某个文件定名为“销售”或“运行”。但是,一般像这样的标签,可能随着时间的推移、维基(及其网页)大小的增加而出现问题。正如报告指出的,“严格标记的维基网页更容易找到。”当CIO开始运行公司维基的时候,应该建立一套属于公司自己的标签,那样,用户也会创建标签,并给予相应关联。

要保证企业维基拥有强大的搜索能力,方式之一就是具有强大的标记系统(搜索的同时能够返回相关结果)。

7. 其他功能考虑

Forrester的报告指出,CIO也应该研究维基供应商所提供的增值功能,以及如何与用户达到共鸣。

例如,维基提供的多语种支持,可以帮助大公司中不同语言的部门或员工之间更好地沟通。

另一个是添加附件的功能,如果CIO使用维基作为用户的文件管理系统,这将大有裨益。其他维基软件可以使用户通过某些小设置进入维基,嵌入个性化的网页,如iGoogle。

要评估这些额外的功能,甚至一个维基整体的效用,Yehuda说,可以从最刁钻的终端用户开始。只要他们满意了,CIO就可以将维基推行到任何人。 “去找性格最乖戾的人进行测试, ” Yehuda说: “听听他们的抱怨。这有助于CIO提供一个有益的而不是繁重的企业维基。”

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