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ERP 巧妙应对出货收款问题

原创 Linux操作系统 作者:无聊岁月 时间:2008-09-17 13:16:37 0 删除 编辑

企业实际需求:

  在ERP实施中,常规需求一般都比较容易满足,困难的是一些比较特殊的需求,如行业特殊需求、企业个性需求等,这些需求的解决思路,没有专门的管理者进行过总结。同时,因为有些需求存在违法的嫌疑,所以,很多软件公司也没有光明正大的推出。

  如现在有一公司,就遇到了类似的问题。

  该公司有一客户A,企业出货时,是把货送给A,但是,发票的台头,确是另一家公司B,这个给ERP管理造成了不少的麻烦。

  因为销售定单、出货单上都是客户A的信息,而发票上、应收帐款上、收款单上及其相关的报表上,都要显示B客户的信息,这就有点麻烦。若在发票上,手动更改信息的话,则出货单跟发票及后续的单据就对应不起来,出货单上的自动结案功能也无法起作用,出货单也只能手工结案,不好管理。

  客户为什么要这么做呢?可能是出于逃税的目的。但是,客户是上帝,其做法再怎么不合理,只要有利润,企业有钱赚,也只能配合客户,只要不会出大问题的话。所以,想要客户改变他们的做法,那是不可能的了。接下去,只有企业自己想方法解决这些问题了。

  企业管理的障碍:

  对于企业管理来说,问题主要出在信息的传递、连贯问题上。

  如出货单上的信息跟发票上的信息不一致,如何根据出货单信息自动生成发票信息;如出货单跟应收帐款、收款单上信息不一致,如何知道该张销售定单什么时候收钱、有没有收到钱;对客户进行评级等,也无法对应相关的付款记录;相关的报表之间,数据也无法统一,等等。

  ERP的解决之道:

  ERP在解决这个问题时,走的是曲线救国的原理,简单的说,就是把这个两个客户当做总公司与分公司的关系,向分公司送货,向总公司收钱,这就把原本特殊的收款问题转化为正常的收款业务。

  假设现在客户A下了一张100万的销售定单,其要求出货时,把货发给他,而收钱时,向另一公司B收款,发票也开给他。

  接下来,笔者就根据这个例子,详细阐述一下,在ERP中是如何巧妙解决这个问题的。

  第一步:基础资料的设置。

  在客户基本信息中,把客户A设置成分公司,把公司B设置为总公司,然后,在客户资料A的设置中,选择向总公司收款,然后选择总公司B。如此,就完成基本资料的设置,在出货时,会把货出给客户A,而收款时,就会向客户B收款。

  第二步:销售定单管理。

  当接到客户A的销售定单时,用户开立销售定单,就以客户A的名义开,而不用管客户B的内容。即在销售定单上,使用的是客户A的信息。

  第三步:出货管理。

  在出货时,根据销售定单自动生成出货单,在出货单上带出的客户也是客户A的信息,而不是客户B的信息,跟客户B无关。像收货人、送货地址等内容,都是客户A的内容,而不是客户B的。

  第四步:生成应收发票。

  系统在生成应收发票时,可以根据出货单生成应收发票,可以一张出货单对应一张发票,也可以同一个客户的多张出货单对应一张发票,也可以一张出货单对应多张发票(有些企业发票最大金额有限制,故要分开开立发票。)

 

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