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ERP 解决预收账款管理问题

原创 Linux操作系统 作者:无聊岁月 时间:2008-09-17 13:12:58 0 删除 编辑

现一企业为了提高应收帐款的回收率,提高资金的安全性,经过高层领导的一致决定,准备对一些平时信用不好的客户,付款条件执行预收账款政策。根据客户的不同,按三个级别进行控制,一是出货前必须付清款项,也就是说,客户下订单时,不需预先付款,企业可以安排下订单,只要在出货前,付清货款即可;第二是在下订单时,就需要付清货款,即客户要付清货款后,企业才安排下订单安排采购部门采购和生产部门生产,没有付钱之前,不允许企业下销售订单给其他部门;第三是取前两者的中庸之道,即客户在下订单之时,同时要预先付一定比例的款项,如50%,剩下的款在出货之前付清即可。

  企业现在预收款管理中遇到的问题:

  1、审核困难。

  销售经理在对销售订单审核时,要一一去查对客户的付款条件是不是预收款(当企业客户群比较庞大时,销售经理不可能记得每个客户的付款条件),有时还要向财务部门确认款项有否收到,这一来二去,影响了订单下达的速度,人为的延长了订单下达的周期。正是由于管理麻烦,从业务员到销售经理,对预收款的管理,从心底里不喜欢。所以,最后效果也有限。

  2、财务、销售、仓库几个部门之间信息流通不畅通。

  如财务没有及时告知销售或者仓库客户款项是否收到,而要销售、仓库被动的去询问,经常客户已经付款给企业,而仓库认为还没收到钱,就迟迟不发货,从而引起客户投诉。有时候,销售人员跟客户关系好,客户好话说一句,业务员就睁一只眼、闭一只眼,能放过就放过,给企业的资金安全带来隐患。

  ERP解决方案:

  为了便于说明,笔者这里采用案例进行说明。

  现企业有三客户,其预收款控制及定单资料如下:

  客户A:预收款政策为先交钱后交货,即货款清后出货,其已下一300万的定单。

  客户B:预收款政策为交钱后下定单,即货款清后再安排生产,其已下一500万的定单。

  客户C:预收款政策为先交50%的订金后交货,,其已下一300万的定单。

  在ERP的操作具体如下:

  一、付款条件基本资料设置。

  为了管理的方便,ERP把相关的付款条件都放在同一个地方进行设置和管理,这可以保证同一个付款条件被多个供应商或者客户使用。按照管理要求,再此处可以设置以上上个付款条件。选择预收款后,会出现一个相应的控制选项,一是预受款的控制点,是在销售订单级别上控制呢,还是在出货单级别进行控制;另一个是预收款的百分比,是50%又或是20%,企业根据自己情况设置,这里,我们先设置为50%。

  二、客户级别设置,

  在设置客户基本资料时,我们可以设置其付款条件。这里主要是选择我们刚才设置好的基本资料。同时,还有个控制选项,就是控制是否允许销售开单人员在开立销售定单时,改变收款政策。若允许,则销售人员在开销售定单时,还可以针对这张销售定单修改收款政策,若不允许,则销售定单上的收款政策不可修改。这个设置,主要是根据企业的需要,有些企业,到遇到客户的大额定单或者利润比较高的产品时,可能会相对的放松其收款政策。

  三、销售定单的设置。

  若在客户资料中设置,销售人员可以在销售定单处改变收款政策时,销售人员还可以在此处修改,否则,只能查看,不得修改。

  再者,销售订单在审核时,会判断收款政策。当有客户B的销售订单时(其收款政策为货款结清后再下定单),则销售人员在审核时,系统还会去判断,有没有这张销售定单的对应的收款单,若没有,则系统会发出警告信息,告诉操作员,此张单据还没有收到款,并拒绝审核。而没审核的销售定单,其他部门是看不到,而且也不能生成采购计划和生产计划,这就起到了控制的目的。而客户A与客户C我们都设置了出货级别的控制,所以,即使客户在下定单时,没有付货款,销售人员也可以审核销售定单,然后分发给其他部门进行相关作业。

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