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超越Just Do It,5S法则保证项目进度(转ITPUB,个人保留)

原创 Linux操作系统 作者:cfan110 时间:2008-08-16 23:19:25 0 删除 编辑

 一旦项目开始运转,拖慢进度的方方面面便随之产生——功能蠕虫(无法掌控的功能需求)、项目变更、团队关系失调等。本文则阐述了解决这些问题的办法。

    耐克著名的广告标语“Just Do It”对我们所有项目经理都有很深的意义。但是众所周知,“Just Do It”说起来容易,做起来却难。在这个技术与软件一夜之间即可发生天翻地覆变化的IT世界里,你怎么能保证你的项目跟上最新的节奏,并沿着充满荆棘的跑道顺利奔向终点呢?

    第一步就是正确地启动项目,保证项目有一个迅速、有效的过程。这意味着要保持团队与基本的项目管理技术一致,一起建立项目协议和项目计划,并在项目优先级上取得一致。

    一旦项目开始运转,拖慢进度的方方面面便随之产生。下面是需要注意的、最常见的项目障碍:

“功能蠕虫”

    这是一种“我们可以做得更好”的病态思想产生的。每个项目都会有一个时期需要你限制工程师们的额外发挥,全力完成项目的收尾工作。对于所提出的功能请求,可以使用变更效应矩阵法(change impact matrix)做决定。在项目到达一定阶段时,就要冻结包括功能特性的所有产品或服务设计。这一步做的越早项目便会进行地越快、越成功。同时,可以把新的功能请求作为将来更新产品或服务版本时的参考。

项目变更

    所谓人算不如天算,这时候就只能面对现实。客户可能会改变他们的需求,市场也在不断地变化,新的威胁和机遇可能使项目滞后,新的优先级又浮出水面。所有这些变更都会额外消耗项目费用和资源。

    如果项目是根据项目协议来做,那么项目变更通常都意味着项目要重新启动。经验证明,与其在缺少资源和项目发起人支持的情况下勉强完成项目交付最终产品,还不如花半天的时间根据新的项目协议重新启动项目。

    当你根据新的项目协议编写新的项目计划时,完全可以在新项目中借用已经创建的交付产品,最终达到缩短项目周期的目的。

团队关系失调

    这是由于团队无法围绕同一目标一致合作而产生的,是因为缺少责任心、缺少互动,以及懒于采用建设性地方法解决矛盾而造成的。许多项目在项目执行过程中会流失、重新聘用人才。如果发生这种情况,那么所有团队成员应该花半小时时间重新制定新的团队方针和会议流程。因为只要有人加入,这就是一个新团队。重新编写方针和流程的理由与开始时一样——改善团队关系,培养一个积极的互动局面,避免灾难性的冲突。

多任务处理

    如果团队成员需要同时工作在多个项目上,或者在同一项目中需要同时进行多项任务,这就是一种多任务处理的趋势。集中精力完成一个任务通常要比在几个任务上跳来跳去的效率要高得多。如果有人需要在多个项目上工作,那么他最好分出几个时间段来,在每个时间段里集中精力完成一个任务。精力集中还表现在需要把电话转到话音信箱,以及暂时关掉电子邮件,以避免打扰和分心。

 

过度工作

    为了完成一个项目,人们可以偶尔全力以赴地工作整整一个星期。但是,如果这种事变成惯例,那么他们就会想法子逃避正常的工作时间。

    我们都有基本的生活需求,我们还要参加社会活动,与家人沟通,需要时间放松和休息。如果人们因为项目工作得过于奔命,他们就会利用工作时间创造条件来满足这些需求。然后他们会落下越来越多的工作,导致需要更多延长他们的工作时间,形成恶性循环。

    要避免这种情况,最好的办法是让团队成员编写一个工作表,写下他们在一个正常工作周所能完成的工作。如果情况比较紧急,也不要让员工连续工作超过一个工作周。这可以保持项目有条不紊地进行。如果任务确实紧急,需要长时间地加班工作,那么最好让他们轮流来。

低效的过程

    清理障碍是项目发起人的工作,这样才能保证项目团队快速有效地工作。如果团队在完成项目的过程中“陷入混乱的官僚关系”,将会很大程度上影响项目进度;并且由于浪费太多时间和精力,种种困难也会随之产生。如果项目发起人能够清理这些机构层面的障碍,减少时间上的浪费,整个团队就会以更高的效率完成工作。

无序的环境

    为了获取所需的信息你通常需要多少时间?桌子、电脑、办公室的杂乱无序也会拖慢项目的进度。这同样很容易使人分心,无意中形成多任务处理的局面。

    要保持工作效率,可以在项目开始和项目进度报告中实行“5S”方法。“5S”是日本的质量改进运动中实行的一套法则。作为一种提高生产效率的方法,现已在全球范围获得广泛的应用。

5S法则

    分类(Sort)——只在工作区域保留当天工作所需的基本物品。其它东西都放到其它地方保存好。根据信息建立文件系统加快文件访问速度,不管是纸张文件还是电子文件。

    整理(Straighten)——把每种东西放在合适的位置,比如可以使用桌面整理软件。工作区域所有物品都贴上标签,并合理安排共享机器的使用,比如复印机和打印机。

    清洁(Shine)——让工作区域里所有东西都像“新”的一样,保证能够无故障地工作。垃圾桶和废纸篓要当晚倒掉。

    标准(Standardize)——这包括对常见区域的可视控制,比如怎样使用复印机,在墙上挂上计划日历等。

    持续(Sustain)——每日和每周进行工作汇报,实时更新最新的进展。

    实行了以上5S法则就能很大程度地提高效率。它将使你的项目开足马力,超越“Just Do It”,更快、更有效地成功实现。

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