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ISO9001与ERP关系

原创 Linux操作系统 作者:cfan110 时间:2008-04-05 12:15:50 0 删除 编辑

1  什么是ERP?

    ERP(Enterprise Resource Planning)是企业资源计划的英文缩写。企业为了满足顾客需求,首先应当对管理模式进行改革,将企业管理转移到以顾客为中心,通过业务流程重组(BPR Business Processing Reengineering),使流程优化,减少管理层次,提高企业竞争能力和管理的有效性和效率。ERP可以使BPR的效果有效的固化。

    ERP是一个面向供应链管理的管理信息集成,包括供应商、生产、采购、销售、财务、顾客关系管理、市场需求预测等。ERP是将供应商、制造厂、分销商和顾客形成一个供应链,在供应链上不仅有物资流、资金流和信息流在流动,同时还存在工作流和增值流。物资、资金和信息本身是不会流动和增值的,只有通过企业的业务活动(工作流),才能使物资、资金和信息流动起来,并不断增值(增值流)。根据这些业务预先设定功能模块、科目和计算方式,利用计算机软件统一计算、统一记录和统一处理,实现物资流、资金流、信息流、工作流和增值流同步。ERP的作用是为企业提供分析、控制和改进这种增值过程的能力,提高企业核心竞争力、战略优势和长期效益。

    ERP是一个通用的管理工具,ERP是否能够成功的前提是企业有没有系统化的管理思想和信息化的技术基础。企业应在分析了原有经营战略与业务流程的利弊之后,开展业务流程重组(BPR)。业务流程重组包括引进先进的企业管理理念、组织结构和运作方式。ERP的设计是针对优化的业务流程,而不是企业旧的组织机构和运作方式来完成。不经过优化业务流程BPR,就没有ERP的有效性和效率。另外,ERP是建立在信息技术基础上的,需要有信息化的硬件和软件的支持。

2  ERP和 ISO9001的异同点分析

    ERP的管理方式(见图1)与ISO9001标准是一致的。ISO9001标准中所表述的供应链就是:供方→组织→顾客。在质量方针、目标和管理职责明确的前提下,识别和提供必要的资源,产品实现过程包括确定和评审顾客要求、设计和开发、采购、生产和服务提供过程、测量分析和改进。这些过程有明确的目标和活动程序,有适宜的测量和判断准则,有规范的记录和数据分析。ISO9001标准应当是建立ERP管理的重要基础之一。但是,ISO9001标准没有将过程管理与财务管理和核算科目相结合,这可能是很多企业在搞ERP时没有把     ISO9001管理作为基础的重要原因之一。因此在各企业陆续建立ERP管理的形势下,如何将ISO9001与ERP整合对质量管理人员和质量认证人员都是一项非常现实的问题。

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    一般来说,ERP从企业管理业务与软件设计两个方面考虑,确定ERP软件的功能模块。不同的行业和企业,根据实际需要,可以设计出不同的功能模块。但是,多数包括采购管理、生产计划、财务管理、人事管理、销售管理、库存管理、质量管理和设备管理等。

    采购管理  包括(1)货源调查和供方评价;(2)选择供方和询价;(3)核准和下达采购订单;(4)采购订单跟踪;(5)进货验收;(6)采购订单完成。这与ISO9001标准中7. 4采购的要求应当是一致的。

    生产计划管理 包括由销售计划制订主生产计划(MPS)、物料需求计划(MRP)和再生成能力需求计划(CRP)。将ISO9001标准中7.2与顾客有关过程与7.5生产和服务提供过程衔接起来了,使顾客对产品和服务的要求落到实处。

    财务管理  包括应收管理、应付管理、总账管理。帐簿报表、固定资产管理、工资管理、银行对账管理和成本管理。数据集成度很高。这对实现互利的供方关系(应付管理)和发挥质量成本作用(成本管理)很有好处。

    人事管理  包括工种管理、职位管理、人员调动。职位调整、离职管理、假期管理、考勤管理、档案管理。住房管理。在档案管理中包括学历、经历、经验、岗位、级别、职位和培训经历等。这应当说覆盖了ISO9001标准中6.2人力资源的全部要求。

    销售管理  包括市场预测、开拓市场、销售计划、产品报价、订单管理、组织交付、应收管理、售后服务、市场分析。这几乎包括了ISO9001标准中7.2与顾客有关过程的全部要求。把7.2.1与产品有关要求的确定分解到市场预测和市场分析中;把7.2.2与产品有关要求的评审落实到订单管理上;把7.2.3顾客沟通分别可以用产品报价和售后服务形式来体现。

    库存管理  指进、出、存的管理,包括库存基本数据(代码、分类、货位)和库存业务管理(存取、移位、保管、维护、盘点)。这能够部分满足ISO9001标准中7.5.3标识和可追溯性和7.5.5产品防护的要求。

    质量管理  包括基础数据管理、标准管理、检验管理、质量控制和质量分析。其中基础数据管理和质量分析对8.4数据分析提供了重要手段。标准管理即涉及ISO9001标准中4.2.3文件控制,又对应7.l产品实现策划中的“质量目标和要求”;同时对7.5.1生产和服务提供的控制中要求“获得表述产品特性的信息”提供了条件。检验管理可以实现8.2.4产品的监视和测量内容。质量控制主要是对过程参数和产品特性进行质量控制,相当于质量控制点,例如利用排列图、控制图和直方图等。这对7.5.1生产和服务提供的控制、8.2.3过程的监视和测量和8.4数据分析都有密切关系。

    设备管理  包括设备和仪器的维护、保养和检修管理以及对监视和测量装置的校准管理。基本满足了ISO9001标准中6.3基础设施和7.6监视和测量装置控制的要求。

    ERP是在管理信息系统(MIS)、物料需求计划(MRP)、制造资源计划(MRPⅡ)基础上发展起来的,是面向供应链管理的管理信息集成,但主要是注重供销、制造和财务功能。虽然后来有些企业也增加了客户关系管理和市场需求管理,但是与ISO9001仍存在差异和不同。这些差异和不同表现在以下几方面:

    (1)ERP功能中很少包括企业的设计开发计划。

    (2)ERP基本上依赖于企业现有的数据和信息,对于预防不合格和持续改进,缺乏具体功能模块。

    (3)ERP不能代替企业方针目标的管理。

    (4)ERP不能代替管理体系的审核和评审。

3  如何处理ISO9001与ERP关系?

    处理好ISO9001与ERP关系不仅对企业和企业的质量管理人员十分重要,对认证机构和认证人员也很重要。处理不好,浪费资源,管理上两张皮,事倍功半。最好使两者整合,结合起来发挥事半功倍的效率。

    对于正在或已经建立ERP的企业,在软件功能模块中应增加设计和开发模块。既然ERP能够管理成熟的产品生产过程,那么也应能够管理新产品的生产过程。可以在成熟产品生产的模块上附加增、删、减程序,也可以单独建立一个独立的功能模块,根据ISO9001标准设定设计开发业务数据流程图、实体关系图和功能模块图,成为一个管理的子系统。

    在已有的采购管理、生产计划、财务管理、人事管理、销售管理神存管理、质量管理和设备管理等功能模块中,按ISO9001标准要求,进行一次系统维护。增加没有覆盖的条款项目,并确定基础数据和管理内容。例如在质量管理功能模块中应包括质量保证、质量控制、质量策划、质量改进。将不合格品控制也纳入质量管理功能模块,或者将不合格品管理纳入检验管理中去。生产计划中也应考虑产品搬运、贮存、保护、包装和交付的基础数据和管理内容。适用时,在库存管理中应将顾客财产也单独列入管理项目。

    至于不能够进入ERP的ISO9001的过程或活动,例如管理职责和内部审核等仍以原有形式或媒体存在。不必要求进入ERP。其实在ERP中体现了管理职责的全部原则和内容。例如ERP的建立和实施是一种重要的管理承诺,ERP本身就体现以顾客为关注焦点,ERP的应用也是方针目标的一种体现,职责权限是清楚的,策划的内容是具体的,并根据形势变化,具有动态维护功能。

    那么是不是有了ERP就可以取代ISO9001了呢?当然不能。因为ISO9001是国际互认的合格评定制度,是企业达到质量管理体系要求的标志。而ERP是企业的一种先进的信息技术。两者的内容虽有相似之处,作用却不尽相同。可以整合,不可以代替。

4  在ISO9001审核时如何利用ERP的资源?

    既然ERP和ISO9001在管理项目和内容上有很多相似之处,我认为在ISO9001审核时应充分利用ERP的资源。可以从其不同的功能模块的运行中寻找符合性和有效性的证据。例如在审核时我们可以从ERP的质量管理功能模块和实体关系图,判断该企业是否按ISO9001的4.l要求建立质量管理体系,是否识别质量管理体系所需的过程及其在组织中的应用,是否确定这些过程的顺序和相互作用,是否确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法。从质量管理流程图中,了解质量管理体系的相关子系统及其管理内容,包括标准管理、检验管理、质量控制和质量分析(包括使用哪些统计技术)。从质量管理基本数据维护流程图中,了解质量管理中检验项目、质量等级、质量缺陷和原因分析等。从质量管理质量标准数据流程图中找到检验标准、抽样标准和基础数据。从质量管理质量检验数据流程图中,了解产品的监视和测量的结果和符合性。其他诸如采购管理、生产计划、财务管理、人事管理、销售管理、库存管理和设备管理等功能模块也同样,可以找到ISO9001相关过程的运行情况和证据。如果在ERP中已经存在并有效运行了,应当肯定,而不应再要求提供其他形式的证据。但是,不同的企业,ERP的系统设计也不一样,实施效果也不相同。我们应当利用其信息集中、准确及时和便于分析的有利方面,也提高质量管理体系审核的水平和效率。这就需要我们审核员加强对ERP的了解和学习,使我们的审核工作跟上企业管理和技术发展的步伐。

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